Recepción, finalización y agrupación de documentos contables primarios unificados y documentos contables de formato libre en Mayak LLC. Asegurarse de que los documentos contables primarios estén correctamente cumplimentados.

Los documentos primarios se aceptan para contabilidad si están compilados de acuerdo con el formulario contenido en los álbumes de formularios unificados de documentación contable primaria, de acuerdo con el Reglamento sobre contabilidad y presentación de informes financieros en la Federación de Rusia, aprobado por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de 29 de julio de 1998 No. 34 n (modificado por el 26/03/2007 No. 26n)

Si es necesario, se podrán incluir líneas y columnas adicionales en el formulario estándar, pero se deberán conservar todos los detalles previstos en el formulario aprobado. Los cambios realizados deberán formalizarse mediante orden correspondiente (instrucción).

Solo los formularios de documentos para registrar transacciones en efectivo no están sujetos a cambios de acuerdo con el Procedimiento para el uso de formularios unificados de documentación contable primaria, aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 24 de marzo de 1999 No. 20.

Los formularios aprobados por el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia proporcionan zonas de codificación de información que se completan de acuerdo con los clasificadores de toda Rusia. Los códigos que no tienen enlaces a clasificadores de toda Rusia (por ejemplo, columnas con el nombre "Tipo de operación") están destinados a resumir y sistematizar información al procesar datos utilizando tecnología informática y se ingresan de acuerdo con el sistema de codificación adoptado en la organización. .

Además, se aceptan para la contabilidad los formularios desarrollados independientemente por una pequeña empresa que contienen los detalles obligatorios pertinentes previstos por la Ley federal "sobre contabilidad".

Puede desarrollar de forma independiente solo aquellos documentos que no estén contenidos en álbumes de formas unificadas.

Los detalles obligatorios de los documentos contables primarios incluyen:

· Título del documento;

fecha de su elaboración;

· nombre de la organización en nombre de la cual se redactó el documento;

· nombres de los cargos de las personas responsables de realizar una transacción comercial y la corrección de su ejecución;

· firmas personales de estas personas.

Las personas que compilaron y firmaron estos documentos garantizan la ejecución oportuna y de alta calidad de los documentos contables primarios, su transferencia al departamento de contabilidad dentro del plazo establecido para su reflexión en la contabilidad, así como la confiabilidad de los datos contenidos en ellos.

La lista de personas autorizadas para firmar documentos contables primarios es aprobada por el jefe de la organización de acuerdo con el jefe de contabilidad.

Los documentos utilizados para documentar las transacciones comerciales con fondos están firmados por el jefe de la organización y el jefe de contabilidad.

En lugar del gerente y el jefe de contabilidad, otros funcionarios pueden firmar los documentos primarios, pero su lista debe ser aprobada por el jefe de la organización y acordada con el jefe de contabilidad.

El documento principal es evidencia escrita de la finalización de una transacción comercial (pago de bienes, emisión de efectivo a cuenta, etc.) y debe redactarse en el momento de la transacción y, si esto no es posible, inmediatamente después de su finalización. .

Todos los documentos primarios se pueden dividir en los siguientes grupos:

· organizacional y administrativo;

absolución;

· documentos contables.

Los documentos organizativos y administrativos son órdenes, instrucciones, instrucciones, poderes, etc. Estos documentos permiten la realización de determinadas transacciones comerciales.

Los documentos de respaldo incluyen facturas, requisitos, órdenes de recibo, certificados de aceptación, etc. Estos documentos reflejan el hecho de una transacción comercial y la información contenida en ellos se ingresa en los registros contables.

Algunos documentos son a la vez permiso y exculpatorios. Estos incluyen, por ejemplo, una orden de pago en efectivo, una nómina, etc.

Para el mantenimiento adecuado de la contabilidad primaria, se desarrolla y aprueba un cronograma de flujo de documentos, que determina el orden y el momento del movimiento de los documentos primarios dentro de la empresa y su recepción por parte del departamento de contabilidad.

Se deben verificar los documentos primarios recibidos por el departamento de contabilidad (contable):

· en forma (integridad y corrección del documento, cumplimentación de los datos);

· aritméticamente (contando cantidades);

Después de la aceptación, la información del documento primario se transfiere a los registros contables y se hace una marca en el documento para excluir la posibilidad de su doble uso (por ejemplo, se indica la fecha de inscripción en el registro contable).

Los registros contables son hojas de papel especialmente adaptadas para registrar y agrupar datos contables. Se guardan en libros especiales (revistas), en hojas y tarjetas separadas, en forma de diagramas de máquina obtenidos mediante tecnología informática, así como en cintas magnéticas, disquetes, disquetes y otros soportes informáticos.

Las transacciones comerciales deben reflejarse en registros contables en orden cronológico y agruparse según las cuentas contables correspondientes.

En apariencia, los registros contables son:

· libros (caja registradora, principal);

· tarjetas (contabilidad de activos fijos, contabilidad de materiales);

· revistas (hojas sueltas o rayadas).

· Según los tipos de registros realizados, los registros se dividen en:

· cronológico (registro de registro);

· sistemático (libro mayor de cuentas);

· combinado (órdenes de diario).

Según el nivel de detalle de la información contenida en los registros contables, son:

· sintético (libro mayor de cuentas);

· analítica (tarjetas);

· combinado (pedido de diarios).

Las anotaciones en los documentos primarios deberán realizarse por medios que garanticen la seguridad de dichas anotaciones durante el plazo establecido para su conservación en el archivo.

Los documentos contables primarios y consolidados se pueden compilar en papel y en soporte informático. En este último caso, la organización está obligada a producir, por su propia cuenta, copias de dichos documentos en papel para otros participantes en las transacciones comerciales, así como a solicitud de las autoridades que ejercen el control de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia. , el tribunal y la fiscalía.

Para enviarlos al archivo, los documentos se seleccionan en orden cronológico, se completan, encuadernan y archivan en carpetas. La presentación de documentos al archivo va acompañada de un certificado.

Al almacenar registros contables, deben protegerse de correcciones no autorizadas. La corrección de un error en el registro contable deberá justificarse y confirmarse con la firma de quien realizó la corrección, indicando la fecha de la corrección.

Las personas que tienen acceso a la información contenida en los registros contables y en los informes contables internos están obligadas a mantener secretos comerciales. Por su divulgación asumen la responsabilidad establecida por la legislación de la Federación de Rusia.

Corrección de errores en documentos primarios y registros contables. De conformidad con el art. 9 de la Ley federal "sobre contabilidad" no está permitido realizar correcciones en efectivo y documentos bancarios.

Se pueden realizar correcciones a otros documentos contables primarios únicamente mediante acuerdo con los participantes en las transacciones comerciales, lo cual debe ser confirmado por las firmas de las mismas personas que firmaron los documentos, indicando la fecha de las correcciones.

El detalle del documento principal que está sujeto a corrección se tacha con una línea clara pero delgada, de modo que sea visible el significado (contenido) original del detalle corregido. Al lado se hace una nota manuscrita “Cree en la persona corregida”, y la corrección se certifica con la firma de quien realizó la corrección, indicando apellido e iniciales.

La verificación de documentos primarios es un control que se realiza para garantizar que el documento cumple con las reglas establecidas.

Los documentos primarios recibidos por el departamento de contabilidad están sujetos a verificación obligatoria:

por formulario (integridad y corrección del documento, cumplimentación de los datos);

cálculo de importes (corrección de los cálculos realizados).

Al verificar el formulario, es necesario asegurarse de que se completen los detalles requeridos del documento; la oficina de impuestos puede invalidar un documento redactado incorrectamente. Todos los datos previstos en el formulario del documento deberán cumplimentarse teniendo en cuenta los requisitos para su cumplimentación, contener las firmas necesarias de los responsables de la redacción del documento y sus transcripciones, así como el sello de la organización, si así lo dispone. por la forma y legislación vigente. Es necesario tener en cuenta que a efectos fiscales, los documentos primarios no son solo facturas, facturas, órdenes de pago, sino también contratos, certificados de aceptación, cartas de garantía, etc.

Los errores identificados como resultado de la verificación se pueden dividir en varios grupos:

· por motivos de ocurrencia: negligencia, analfabetismo contable, exceso de trabajo, mal funcionamiento del equipo informático, etc.;

· en el lugar de origen - en el texto o números de los documentos primarios, cuando se publican en los registros;

· por significado: errores locales (por ejemplo, en la fecha) y de tránsito (que provocan errores automáticos en varios lugares).

No se permite realizar correcciones en las cajas registradoras (recibos y órdenes de efectivo de gastos) y documentos bancarios. Se pueden realizar correcciones a otros documentos contables primarios únicamente con el acuerdo de los participantes en las transacciones comerciales, lo que debe ser confirmado por las firmas de las mismas personas que firmaron los documentos, indicando la fecha de las correcciones.

Los errores en los documentos primarios creados manualmente (con excepción de los documentos en efectivo y bancarios) se corrigen de la siguiente manera:

§ el texto o la cantidad incorrectos se tachan con una línea delgada para que se pueda leer el texto corregido;

§ el texto o importe corregido se escribe encima de la línea tachada;

§ en los márgenes de la línea correspondiente, la cláusula “Corregido” se hace firmada por las personas que firmaron previamente el documento, o se confirma con la firma de quien realizó la corrección, y también se indica la fecha de la corrección.

En los datos textuales y digitales de documentos primarios y registros contables no se permiten tachaduras ni correcciones no especificadas.

Si un documento se redacta en varias copias, la corrección se realiza en cada copia por separado.

Errores típicos al trabajar con documentos primarios:

§ uso de formularios de documentos primarios creados en la empresa, pero no aprobados en la orden sobre políticas contables;

§ ausencia de detalles obligatorios en documentos que no estén unificados o especializados;

§ ausencia de una lista de personas autorizadas para firmar documentos primarios aprobados por el jefe de la organización;

§ no completar los detalles requeridos de los documentos primarios; presencia de borrones y borrones en documentos; violación de la regla para corregir errores en los documentos;

§ correcciones en documentos en efectivo;

§ notas a lápiz;

§ sin guiones en las líneas libres;

§ ausencia de un sello o entrada “pagado” que indique la fecha (día, mes, año) en los documentos adjuntos a los recibos de efectivo y órdenes de débito;

§ errores aritméticos al gravar documentos.

Para controlar y agilizar el procesamiento de datos sobre transacciones comerciales, los documentos contables consolidados se elaboran sobre la base de documentos contables primarios.

Después de la aceptación, la información del documento principal se transfiere a los registros contables y se hace una marca especial en el documento en sí, excluyendo la posibilidad de su reutilización.

Procesamiento de documentos contables primarios en Mayak LLC

El procesamiento contable de un documento es el procesamiento de un documento recibido por el departamento de contabilidad de una empresa antes de su inscripción en los registros contables. El procesamiento se realiza en tres etapas:

− verificación de los documentos en cuanto al fondo;

− verificación formal de los documentos para comprobar la presencia de datos obligatorios;

− agrupación, control aritmético, fiscalidad y imputación.

El artículo abordará los puntos principales relacionados con el procesamiento de documentos contables. Qué documentos son primarios, cómo deben procesarse y qué se necesita para ello, más.

¡Queridos lectores! El artículo habla de formas típicas de resolver problemas legales, pero cada caso es individual. Si quieres saber como resuelve exactamente tu problema- póngase en contacto con un asesor:

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Cuando el departamento de contabilidad recibe documentos, es necesario procesarlos. Esto debe hacerse antes de que se agreguen a la factura. ¿Cómo hacer esto para evitar errores, quién hace esto?

Momentos básicos

Según la ley, cualquier transacción comercial debe ir acompañada de documentos. La contabilidad debe mantenerse en una organización desde el momento de su registro.

Sobre la base de la contabilidad, se preparan informes para la oficina de impuestos y otros servicios. Las transacciones comerciales deben quedar reflejadas en el registro contable.

La documentación primaria se puede redactar en papel o en soporte mecánico. En el segundo caso, la dirección de la empresa deberá realizar copias en papel para los demás participantes en la operación.

Al trabajar con documentación primaria (PD), se pueden cometer errores. Por ejemplo:

• se utiliza un formulario que no fue aprobado por orden;
• no hay detalles en los documentos;
• no hay personas que tengan derecho a firmar PD;
• los documentos en efectivo contienen modificaciones;
• la grabación se realiza a lápiz;
• las columnas libres no contienen guiones;
• sin sello.

Al recibir datos contables ocurre lo siguiente:

1. Trabajo preliminar antes de completar la documentación.
2. Registro de PD.
3. Su declaración.
4. Procesamiento de datos primarios.

El documento principal muestra:

• nombre de la empresa;
• domicilio legal (ubicación);
• número de cuenta y otra información.

Requisitos:

La fecha en los documentos primarios es la misma que el día en que se realizó la transacción. Puede ser único o acumulativo.

La documentación primaria única (cálculos, pagos) se utiliza una vez para confirmar la operación, luego de lo cual se envía al departamento de contabilidad.

El acumulativo (tarjetas, pedidos) se utiliza durante un mes o trimestre si se repiten operaciones. Una vez aceptado el documento, la información que contiene se transfiere al registro.

Si los documentos se pierden por cualquier motivo, usted debe:

Si los documentos no se pudieron restaurar, no es necesario notificarlo a la oficina de impuestos. En cualquier caso, no se puede evitar una multa.

Al contribuyente se le ofrecen varias opciones:

• restaurar al menos algunos documentos;
• hacer entradas correctivas en;
• durante una auditoría fiscal, brinde al inspector la oportunidad de determinar la cantidad que deberá pagarse al presupuesto estatal.

Para mantener adecuadamente una lista de documentación, existe un archivo . Determinan el momento del movimiento y el procedimiento para la transferencia de documentos.

Un contador tiene derecho a hacer copias de documentos, pero sólo en presencia de representantes de las autoridades fiscales. Para hacer esto, debes darles una razón.

Sólo las autoridades fiscales pueden confiscar documentos primarios. Deberá realizarse en presencia de los órganos de gobierno de la institución.

Definiciones

contabilidad primaria	La etapa inicial de percepción del registro de transacciones que caracterizan las acciones que se desarrollan en la empresa.
documento primario	Documento que contiene información sobre una transacción comercial realizada en una empresa. Este documento confirma su implementación.
Transacción de negocios	Un evento sobre cuya base se produjeron cambios en la estructura de activos y capital de la organización.
Procesamiento de documentos contables primarios.	Esta es una verificación de la documentación para verificar el formato correcto, completar detalles y otra información.
registro contable	Hojas de papel especiales necesarias para registrar y procesar datos y registrarlos. La información en el registro es un secreto comercial.
Documentos externos	Los que provienen de otras instituciones, por ejemplo, de un banco, servicio de impuestos. Estos son pagos, facturas.
Doméstico	Emitido en la empresa.

¿Qué se incluye en los documentos primarios?

Los documentos primarios se dividen en varios tipos: organizativos y administrativos, documentos de respaldo y documentos contables.

Dicha documentación refleja el hecho de las operaciones. La información que contienen se inscribe en el Registro. Algunos documentos pueden ser tanto permisivos como exculpatorios.

Se verifican los documentos que llegan al contador para detectar:

Los documentos primarios deben indicar:

• título del documento y fecha de su elaboración;
• nombre de la institución en nombre de la cual se redactó el documento;
• contenido de una transacción comercial;
• lista de personas responsables de la operación;
• firmas.

Estándares actuales

Según "Sobre Contabilidad", los documentos primarios deben conservarse durante un período de al menos 5 años.

Sobre la base, en caso de negativa a llevar registros contables, se podrá imponer responsabilidad penal o administrativa.

La Federación de Rusia afirma que por infracción de la contabilidad de ingresos y gastos se impone una multa de 5 mil rublos.

No permite la corrección de errores en la documentación contable primaria.

¿Cómo se procesan los documentos contables primarios en una empresa?

La recopilación y el procesamiento es un paso obligatorio antes de utilizar la documentación. Los documentos recibidos por el departamento de contabilidad deben comprobarse cuidadosamente.

Si se compilan de forma incorrecta o incompleta, se devuelven para su revisión y corrección de errores.

Si se detecta un error en los detalles o una falsificación de un documento, no se envían, sino que permanecen en el departamento de contabilidad para llevar al culpable ante la justicia.

Como resultado de la verificación, se pueden detectar errores. Se pueden dividir en los siguientes tipos:

No se aceptan errores en la documentación primaria. Si ocurren, deben corregirse de la siguiente manera:

¿Quién es responsable?

Todos los documentos recibidos por la organización se envían inmediatamente al departamento de gestión de registros. La tramitación puede ser realizada por un empleado de este departamento o la secretaria de la institución.

La responsabilidad del contenido de la información que se transmite recae en la persona que preparó el documento para su transmisión, así como en el director de la organización.

El jefe de la organización y el jefe de contabilidad tienen derecho a firmar documentos primarios. Está permitido firmar por otras personas, pero deben ser aprobadas por el director de la empresa.

Tecnología para recibir documentos entrantes.

La recepción y tramitación inicial de los documentos entrantes la realiza una secretaria-asistente o un oficinista.

Los documentos que se reciben pasan por varias etapas:

• Procesamiento primario.
• Revisión preliminar.
• Registro.
• Revisión de gestión.
• Envío para ejecución.
• Su control.
• El proceso de ejecución en sí.
• Presentación de documentación.

Primero debe verificar si el documento es un documento contable. Estos no incluyen borradores, notas ni recortes de periódicos.

El documento debe contener los detalles de una organización o empleado específico. Si no se aplica a la empresa, deberá devolverse.

Los detalles deben ser verificados y no debe haber errores en ellos. También es necesario verificar la duración del documento: un trimestre, un año o un mes. Esto es necesario para determinar si se debe registrar el documento.

Revisión preliminar

Al recibir la documentación, deberá comprobar si la correspondencia fue entregada correctamente. Si la dirección indicada es incorrecta, deberá enviar los documentos al lugar correcto.

Se abre el sobre y se evalúa el estado de los documentos, por ejemplo si el texto está dañado o si el archivo adjunto está presente. Si el sobre está marcado como "personal", no se puede abrir.

Después de esto, el sobre deberá ser destruido. Pero si el sello muestra la fecha de envío o recepción, entonces el sobre se coloca al lado del documento.

Si se detectan daños, es necesario elaborar un informe, del cual se envía una copia al destinatario.

Si la carta está registrada, es necesaria. Si hay una inscripción "urgente", entonces debe ingresar la fecha y la hora de recepción.

Es necesaria una revisión preliminar para clasificar la documentación en aquellas que deben ser revisadas por los órganos rectores de la organización. El objetivo es simplificar el trabajo y acelerar el flujo de documentación.

¿Cuál es el proceso de procesamiento?

Después de la verificación, los documentos están sujetos a procesamiento. Consta de las siguientes etapas: tributación, agrupación, imputación, cancelación. La tributación se realiza con el fin de evaluar las operaciones que constan en documentos.

Se indica el precio y el importe. Ésta es la traducción de indicadores naturales en generales. Por ejemplo, los documentos indican horas y días de trabajo. Su cantidad se multiplica por el costo por unidad de tiempo.

Agrupación – selección de documentación según ciertos criterios. Por ejemplo, efectivo, liquidación. Este paso hace que el mantenimiento de registros sea más rápido y sencillo.

La asignación de cuenta es una indicación del número de cuenta contable, es decir, la designación de débito y crédito. Cancelación: colocación de una marca o sello de “pago”.

Se utiliza para evitar la reutilización de un documento que ingresa a la organización. Los documentos pueden ser entrantes o salientes.

El procesamiento entrante incluye:

• comprobar la exactitud de la entrega;
• integridad de los documentos adjuntos;
• su condición física;
• establecer el hecho de la recepción;
• preparación para la ejecución de documentos;
• transmisión al destinatario.

Los documentos salientes se envían a diversas instituciones. Se pueden enviar memorandos, informes, cartas y más.

El procesamiento de la documentación saliente incluye:

• redacción;
• preparación del proyecto;
• coordinación con la dirección;
• garantía;
• enviando.

Después del procesamiento completo, la documentación se archiva y se envía al archivo para su almacenamiento.

Por lo tanto, es necesario verificar y procesar la documentación contable primaria. Esto se aplica a órdenes, instrucciones, notificaciones diversas, actos.

Después del procesamiento, los documentos deben archivarse y enviarse al archivo. Según la ley, la documentación primaria se conserva durante al menos 5 años.

¡Atención!

• Debido a los frecuentes cambios en la legislación, a veces la información queda obsoleta más rápido de lo que podemos actualizarla en el sitio web.
• Todos los casos son muy individuales y dependen de muchos factores. La información básica no garantiza una solución a sus problemas específicos.

2.6 Reglas para verificar documentos primarios y corregir errores en ellos.

Los documentos primarios recibidos por el departamento de contabilidad deben estar sujetos a verificación para prepararlos para su inscripción en los registros contables. Verificación de documentos primarios: control realizado para garantizar que el documento cumpla con las reglas establecidas. La verificación se realiza de las siguientes maneras:

Verificación formal;

control sustantivo;

Verificación aritmética;

Control de mostrador.

Verificación formal: verificar el uso correcto del formulario del documento principal del formulario aprobado y la integridad de la cumplimentación de los detalles. Durante una auditoría formal, es necesario asegurarse de que se completen los detalles requeridos del documento: la inspección fiscal puede invalidar un documento ejecutado incorrectamente.

Una verificación de fondo (de contenido) establece la legalidad, corrección y conveniencia de una transacción comercial.

De acuerdo con las reglas de contabilidad, los documentos primarios sobre transacciones comerciales que contradicen la ley y el procedimiento establecido para la recepción y gasto de fondos, inventarios y otros objetos de valor no deben aceptarse para su ejecución.

La verificación aritmética le permite controlar los cálculos aritméticos de los totales y la exactitud del reflejo de los indicadores cuantitativos y de costos.

Una contraverificación es una comparación de un documento con otro. Por ejemplo, registros de nómina con hojas de horas; informe de caja de la jornada laboral con recibos y gastos de efectivo adjuntos, etc.

De conformidad con la Ley federal "sobre contabilidad", el Reglamento sobre contabilidad e informes en la Federación de Rusia, no se permiten correcciones en efectivo y documentos bancarios (recibos y gastos de órdenes de efectivo, órdenes de pago, cheques de caja).

Si se comete un error en dicho documento primario, deberá destruirse y redactarse un nuevo documento. Si cometiste un error al llenar un recibo de efectivo en tu chequera, debes dejarlo en ella, tachándolo e indicando que está dañado. Luego complete el siguiente cheque.

Hay varias formas de corregir asientos contables erróneos. Uno de ellos es la corrección de pruebas (ver Apéndice B).

La forma correcta de corregir errores es tachar el texto o monto incorrecto y escribir el texto o monto correcto encima del tachado. El tacha se realiza con una línea para que se pueda leer lo tachado. En este caso, deberás tachar todo el importe, incluso si hay error en una sola cifra. La corrección de un error debe indicarse mediante la inscripción "corregido" y confirmado: aprobado en el documento - mediante las firmas de las personas que firmaron el documento; en los registros contables: la firma de la persona que realizó la corrección. La reserva se da en los márgenes del libro, ficha, diario-orden contra la línea del asiento corregido. El procedimiento para realizar correcciones en documentos bancarios está establecido por las normas del banco.

El método correctivo se utiliza para corregir errores cometidos como resultado de errores tipográficos, cálculo incorrecto de totales, así como para registrar una transacción en un registro contable diferente al indicado en el asiento contable. Este método es aplicable si se encuentran errores en los registros del formulario de orden de diario antes de ingresar los resultados en ellos, así como en los registros contables del formulario de contabilidad de orden conmemorativa antes de elaborar el balance, y si se corrigen ellos no requieren cambiar la orden conmemorativa después de transferir los totales del registro y no se permiten correcciones en el libro mayor. En este caso, el contador redacta un certificado por el monto del error cometido, cuyos datos se ingresan en el Libro Mayor en una línea separada. Se almacenan por separado en los correspondientes registros contables.

La corrección deberá indicarse mediante la inscripción “corregido” y confirmada por la firma de quien la realizó, indicando la fecha de la corrección. Si un documento se redacta en varias copias, la corrección se realiza en cada copia por separado.

Los errores típicos al trabajar con documentos primarios son los siguientes:

Uso de formularios de documentos primarios creados en la empresa, pero no aprobados en el orden sobre políticas contables;

Ausencia de datos obligatorios en documentos que no estén unificados o especializados;

Ausencia de una lista de personas aprobadas por el titular que tienen derecho a firmar documentos primarios;

No completar los detalles requeridos de los documentos primarios;

La presencia de borrones y borrones en el documento;

Correcciones en documentos de caja;

Notas a lápiz;

Sin guiones en líneas libres;

Ausencia de un sello o entrada “Pagado” que indique la fecha (día, mes, año) en los documentos adjuntos a los recibos de efectivo y órdenes de débito;

Errores aritméticos al gravar documentos.

Si se detectan estos errores, el contador no debe aceptar los documentos originales para su posterior procesamiento. Se devuelven a la persona responsable para su revisión.

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Verificación de documentos primarios: control realizado para garantizar que el documento cumpla con las reglas establecidas. Documentos primarios recibidos por el departamento de contabilidad...

Registros y formularios contables.

Como ya se mencionó, es necesario redactar los documentos y registros contables con cuidado, no debe haber borrones ni borrones en ellos. Si son necesarias determinadas correcciones, se negocian de conformidad con las normas vigentes. Te recordamos que los errores...

Contabilización de transacciones en efectivo y montos de anticipos.

La base para reflejar información sobre transacciones comerciales completadas son documentos primarios...

Registros contables, sus tipos y contenidos.

Es necesario redactar cuidadosamente tanto los documentos primarios como los registros contables; no debe haber borrones ni tachaduras en ellos, especialmente en los documentos monetarios y en los registros de contabilidad de fondos...

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La verificación de documentos primarios es un control que se realiza para garantizar que el documento cumple con las reglas establecidas.

Los documentos primarios recibidos por el departamento de contabilidad están sujetos a verificación obligatoria:

Según el formulario (integridad y corrección del documento, cumplimentación de los datos);
por contenido (legalidad de las operaciones documentadas, vinculación lógica de indicadores individuales);
cálculo de importes (corrección de los cálculos realizados).

Al verificar el formulario, es necesario asegurarse de que se completen los detalles requeridos del documento; la oficina de impuestos puede invalidar un documento redactado incorrectamente. Todos los datos previstos en el formulario del documento deberán cumplimentarse teniendo en cuenta los requisitos para su cumplimentación, contener las firmas necesarias de los responsables de la redacción del documento y sus transcripciones, así como el sello de la organización, si así lo dispone. por la forma y legislación vigente. Es necesario tener en cuenta que a efectos fiscales, los documentos primarios no son solo facturas, facturas, órdenes de pago, sino también contratos, certificados de aceptación, cartas de garantía, etc.

Los errores identificados como resultado de la verificación se pueden dividir en varios grupos:

Por motivos de ocurrencia: negligencia, analfabetismo contable, exceso de trabajo, mal funcionamiento del equipo informático, etc.;
en el lugar de origen: en el texto o números de los documentos primarios, cuando se publican en los registros;
por significado: errores locales (por ejemplo, en la fecha) y tránsito (que provocan errores automáticos en varios lugares).

No se permite realizar correcciones en las cajas registradoras (recibos y órdenes de efectivo de gastos) y documentos bancarios. Se pueden realizar correcciones a otros documentos contables primarios únicamente con el acuerdo de los participantes en las transacciones comerciales, lo que debe ser confirmado por las firmas de las mismas personas que firmaron los documentos, indicando la fecha de las correcciones.

Los errores en los documentos primarios creados manualmente (con excepción de los documentos en efectivo y bancarios) se corrigen de la siguiente manera:

El texto o importe incorrecto se tacha con una línea fina para que se pueda leer el texto corregido;
- el texto o importe corregido se escribe encima de la línea tachada;
- en los márgenes de la línea correspondiente se hace el descargo de responsabilidad “Corregido”, firmado por las personas que firmaron previamente el documento, o confirmado con la firma de quien realizó la corrección, y también se indica la fecha de la corrección.

En los datos textuales y digitales de documentos primarios y registros contables no se permiten tachaduras ni correcciones no especificadas.

Si un documento se redacta en varias copias, la corrección se realiza en cada copia por separado.

Errores típicos al trabajar con documentos primarios:

Uso de formularios de documentos primarios creados en la empresa, pero no aprobados en el orden sobre políticas contables;
- ausencia de datos obligatorios en documentos que no estén unificados o especializados;
- ausencia de una lista de personas autorizadas para firmar documentos primarios aprobados por el director de la organización;
- no cumplimentar los datos requeridos en los documentos primarios; presencia de borrones y borrones en documentos; violación de la regla para corregir errores en los documentos;
- correcciones en documentos de caja;
- notas a lápiz;
- sin guiones en las líneas libres;
- ausencia de un sello o entrada “pagado” que indique la fecha (día, mes, año) en los documentos adjuntos a los recibos de caja y a las órdenes de débito;
- errores aritméticos al gravar documentos.

Para controlar y agilizar el procesamiento de datos sobre transacciones comerciales, los documentos contables consolidados se elaboran sobre la base de documentos contables primarios.

Después de la aceptación, la información del documento principal se transfiere a los registros contables y se hace una marca especial en el documento en sí, excluyendo la posibilidad de su reutilización.

Las actividades económicas de las empresas están indisolublemente ligadas al procesamiento de la documentación contable primaria (PAD), comúnmente denominada “primaria”. Sirve como base para la contabilidad, el cálculo de deducciones fiscales, la redacción de informes, etc. En este artículo te contamos cómo se procesan los documentos contables primarios y qué requisitos se imponen a este proceso.

Conceptos básicos de documentación

• La documentación primaria (PD) es evidencia registrada en papel de que se llevaron a cabo ciertas transacciones comerciales.
• La contabilidad primaria es la etapa inicial de registro de las transacciones que caracterizan las acciones que se desarrollan en las empresas.
• Una transacción comercial es un evento que resulta en un cambio en los activos o el capital de una empresa.

Por lo general, en la empresa opera el siguiente esquema:

1. Los empleados reciben datos contables;
2. Se realiza el procesamiento preliminar de la información y documentación recibida;
3. Se prepara la documentación primaria;
4. Está aprobado por la dirección o empleados autorizados;
5. Se inicia el proceso de tramitación de DP y realización de actuaciones relacionadas.

La contabilidad PD, como la contabilidad en general, es un requisito obligatorio del artículo 18 de la Ley "De Contabilidad".

La documentación primaria es:

• Única, necesaria una vez para confirmar la operación.
• Acumulativo, resulta necesario durante un período determinado si las operaciones se realizan más de una vez. La información que contiene se transfiere al registro.

Requisitos para mantener registros contables primarios.

1. La PD se emite cuando se realiza la operación; o inmediatamente después de su finalización.
2. Existen formularios estandarizados para completar PD. La ley le permite utilizar formularios aprobados por Rosstat o formularios de su propio diseño aprobados por sus superiores. La forma de algunos documentos no se puede cambiar.

¡Importante! Los formularios de Goskomstat tienen zonas de codificación de datos y se completan de acuerdo con los clasificadores de toda Rusia (OK). Se necesitan códigos que no hacen referencia a OK para resumir y sistematizar los datos cuando se procesan mediante tecnología informática. Dichos códigos deben establecerse de acuerdo con las normas adoptadas por la empresa. Proceso de procesamiento de PD:

Etapa de procesamiento de PD	Descripción del proceso
Impuestos	Evaluación de la transacción descrita en papel, indicando precios e importes.
Agrupamiento	Distribución de documentos según la presencia de una determinada característica general.
Asignación de cuenta	Designación de crédito y débito
Cancelación	Marque "pagado" para evitar el pago repetido de facturas

La incautación de datos personales por parte de los servicios fiscales sólo es legal en presencia de sus dirigentes. Un contador puede hacer copias de datos personales sólo bajo el control de representantes del servicio tributario y si existen buenas razones para hacerlo.

Corrección de errores en la documentación primaria.

El artículo 9 de la Ley "De Contabilidad" prohíbe corregir errores en los datos contables, sin embargo, sucede que aún así se cometió un error y ahora no queda más que corregirlo correctamente. Los errores según sus causas se dividen en tres tipos:

• los que surgieron por el analfabetismo del contador;
• que resultó de la actitud descuidada de un empleado contable;
• que surgen debido a un mal funcionamiento del equipo informático.

Secuencia de acciones al corregir un error en un PD:

1. Tacha la entrada incorrecta con una línea fina para que sea visible;
2. Escriba encima de la corrección lo que hay que anotar;
3. Marque “Corregido para creer” en los campos del formulario;
4. Dejar la firma del empleado responsable, apellido e iniciales;
5. Indique la fecha de corrección. Lea también el artículo: → “”.

Reglas para trabajar con la documentación entrante.

Cuando trabaje, siga estos pasos:

Paso	Acción	Descripción de la acción
1	Determinar si se trata de un documento contable.	El documento debe contener datos sobre la comisión del hogar. eventos. Por ejemplo, un cheque proporciona información sobre el gasto de dinero; la factura informa el movimiento de los artículos del inventario.
2	Vea si se ha enviado un documento a su empresa	La documentación debe contener sus datos o llegar a un empleado específico de la empresa. Definitivamente vale la pena comprobarlo, porque... Puede ocurrir un error, o los documentos para la compra de bienes y materiales pueden emitirse específicamente a la empresa con el fin de aumentar las deducciones fiscales, o el proveedor emite facturas, aunque no se haya celebrado ningún contrato con él.
3	Comprueba que los datos sean correctos.	No hay necesidad de preocuparse por los datos de la contraparte, ella es responsable de su correcta indicación, pero vale la pena comprobar los detalles de su empresa. Quizás el documento fue enviado a una empresa con un nombre similar. Quizás la documentación procediera de una empresa inexistente. También es necesario garantizar que las firmas de las personas autorizadas sean auténticas; no se permite una firma facsímil. El sello debe coincidir con el documento en el que está colocado. Muchas veces una empresa tiene muchos sellos y se produce un error.
4	Verificar la integridad de los papeles adjuntos y su estado.	Si faltan papeles o encuentras daños, redacta un documento y envía una copia al destinatario. Si está marcada "personalmente", está prohibido abrir la carta. El sobre podrá ser destruido, excepto en los casos en que el sello muestre la hora de envío o recepción, en cuyo caso se adjunta al documento.
5	Asegúrate de que el evento reflejado en el documento tuvo lugar.	Los especialistas de su empresa deben confirmar la exactitud del documento. La documentación de aceptación de la mercancía será certificada por el director del almacén y los términos del contrato, por el especialista en marketing. Sucede que el proveedor emite una factura (accidental o deliberadamente) por bienes que no entregó, o su cantidad no coincide con la realmente entregada.
6	Determinar si un documento pertenece a un período específico	Si el documento es antiguo y lo aceptas, tendrás que ajustar los informes al periodo en el que debió ser tramitado. Lo principal es no contar el documento dos veces.
7	Definir sección de contabilidad	Las secciones contables están reguladas. En cuanto a los documentos de recepción de artículos del inventario, es necesario decidir qué artículos del inventario traídos servirán a la empresa: material, bienes, activos fijos, activos intangibles o servicios. El material se utiliza en la producción, se consume y cambia de forma. Los bienes se compran para la venta. El medio principal es una herramienta de trabajo para el proceso de trabajo, que no cambia de forma y no se consume, sino que sufre desgaste.
8	Decidir en qué registro presentar el trabajo	Debe archivar los documentos lo más rápido posible para no perderlos. Si hay documentos que requieren revisión, deberá crear una carpeta especial para ellos. Lea también el artículo: → “”.
9	Vea si habrá algún evento después de la recepción del documento.	Las notificaciones de la oficina de impuestos pueden dar lugar al embargo de cuentas. Un acto de conciliación en el que se mencione la deuda del préstamo puede ir seguido de una reclamación de reembolso de la deuda. Parte de la documentación requerirá documentos nuevos (por ejemplo, el proveedor enviará una factura por un período de tiempo determinado), luego los documentos deberán recogerse antes de un plazo determinado.
10	Registrar un documento	Si no se encuentran violaciones, el documento está sujeto a registro. Si se encuentran errores, los documentos se envían al remitente. Si los datos se ingresaron incorrectamente o el documento resultó ser falso, buscan al culpable.
11	Presentar documentos a la gerencia para su revisión.
12	Enviar para ejecución
13	Monitorear la ejecución
14	Archivar documentos cuando se hayan ejecutado todas las instrucciones relacionadas con ellos.	No se podrán entregar trabajos del archivo. De acuerdo con el requisito de la Ley Federal No. 129 del 21 de noviembre de 1996 "Sobre Contabilidad", los PD se almacenan durante al menos cinco años. El envío del documento para su almacenamiento está respaldado por un certificado.

Reglas para trabajar con documentación saliente.

Además de la documentación entrante, vale la pena hablar de la documentación saliente, ya que para las empresas que reciben documentos suyos, se procesarán de acuerdo con todas las reglas descritas anteriormente.
Así, el procesamiento de los documentos salientes se produce en el siguiente orden:

1. El empleado responsable elabora un borrador de la documentación;
2. Luego se prepara el proyecto;
3. Los documentos se envían al gerente para su aprobación;
4. El documento recibe certificación, está redactado de acuerdo con todas las reglas y
5. Enviado al destinatario.

Planificar el flujo documental de la empresa.

Para el orden y agilidad de la contabilidad, se aprueba el plazo y procedimiento para la transferencia de los PD que hayan sido verificados y procesados ​​a los contadores. Para organizar racionalmente la contabilidad, asegurar la veracidad de la información, encontrar rápidamente a los responsables de completar la tarea y el lugar donde se perdió el documento, se introduce un cronograma de flujo de documentos, que indica:

• fecha y lugar de presentación del documento,
• empleados que completaron y presentaron el PD;
• registros contables realizados sobre la base de valores transferidos;
• Lugar y tiempo de almacenamiento del material “primario”.

Entonces, el contador recibirá documentos verificados:

• por forma;
• aritméticamente;
• por contenido.

Información sobre registros contables

¡Importante! Las inscripciones en los registros contables y los informes contables internos son un secreto comercial.

Cómo se restauran los documentos primarios

No existen normas claras sobre la restauración del “primario”. Sin embargo, existen recomendaciones reflejadas en la Carta del Departamento de Administración Tributaria de Rusia a Moscú del 13 de septiembre de 2002 No. 26-12/43411.

1. Se debería nombrar una comisión para investigar los motivos de la desaparición o muerte del “primario”. Si es necesario, puede involucrar a las autoridades de investigación, seguridad y supervisión de incendios.
2. También debe intentar restaurar al menos algunos documentos solicitando extractos bancarios, contactando a las contrapartes para obtener copias de facturas, etc. 3. Corregir la declaración del impuesto sobre la renta, porque Los residuos no documentados no se reconocerán como gastos a la hora de contabilizar impuestos.
3. Permitir que el representante fiscal evalúe de forma independiente el monto de los pagos al presupuesto. Se guiará por los documentos que tenga y los datos sobre contribuyentes similares (cláusula 7, cláusula 1, artículo 31 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).
4. Pagar una multa si la impone el servicio fiscal (artículo 120 del Código Fiscal de la Federación de Rusia).

Errores típicos al mantener la documentación primaria.

• Un empleado de contabilidad completa formularios que no están aprobados por Rosstat ni por orden del director de la empresa.
• Falta de datos de la organización en los PD o indicación incorrecta de los mismos.
• No hay firma de un empleado autorizado, o está colocada la firma de un empleado que no tiene derecho a certificar el PD.
• Hay modificaciones a los documentos de caja.
• Los registros en el PD se hicieron a lápiz.
• No hay guiones en las columnas en blanco de los formularios completados.
• Falta el sello.

Preguntas más frecuentes

Pregunta número 1.¿Se incluyen en los documentos contables borradores, notas, recortes de correspondencia y solicitudes de anticipos de los empleados?

No, esta información no está sujeta a contabilidad.

Pregunta número 2.¿Es necesario que la dirección esté de acuerdo con el jefe de contabilidad sobre la lista de empleados que tienen derecho a firmar la documentación primaria?

Sí, el contador debe conocer a todos los empleados que tienen derecho a firmar el PD.

Pregunta número 3. Si se pierden o destruyen datos personales, ¿debo informarlo a la oficina de impuestos?

No, no tienes que hacer esto. Seguirá existiendo responsabilidad administrativa o multa. Además, todos los gastos que no puedan documentarse no se tendrán en cuenta a la hora de pagar impuestos.